Epsilon Archive for Student Projects

Abstract

Under de senaste åren har miljöfrågan blivit allt mer aktuell i samhället. Detta har gjort att många organisationer anammat verktyg som miljöledningssystem för att kunna jobba mer effektivt med sitt miljöarbete och ständigt följa upp resultat. År 2009 så kom det en ny förordning som innebar att myndigheter med en betydande miljöpåverkan är tvungna att ha ett MLS. Sveriges lantbruksuniversitet är en av de berörda statliga myndigheterna och har sedan 2009 arbetat med att certifiera hela universitetet, idag är 10 av Sveriges lantbruksuniversitets 13 enheter certifierade och de resterande tre kommer att ha certifikat innan årsskiftet 2016/2017.
En certifiering av ett miljöledningssystem är inte en engångshändelse utan början på ett miljöarbete som i sin tur fortlöper. För att ledningssystem ska kunna fortsätta upprätthållas effektivt och skapa en strävan om ständig förbättring krävs det fortsatta insatser inom organisationen. I dagens forskning finns det många studier som fokuserar på implementeringen av ett miljöledningssystem, därefter finns det relativt få som tar upp arbetet kring att upprätthålla ett.
Syftet med uppsatsen är att beskriva faktorer som utgör förutsättningar för att upprätthålla en miljöcertifiering. Information och empiri har samlats in genom en komparativ fallstudie av två olika enheter på Sveriges lantbruksuniversitet med semi-strukturerade intervjuer. Den komparativa strukturen avser att hitta likheter och skillnader för utfallet hos de två valda enheterna. Intervjuerna har riktats mot personer som har en central roll och en inblick i enheternas miljöarbete. De enheter som använts i studien är Ekologicentrum och Mark-Vatten-Miljö-centrum med en fördjupning utifrån Sveriges lantbruksuniversitets miljöenhet.
Teorin baseras på Olivier Boirals studie av framgångsfaktorer och utmaningar i ett miljöledningssystem. I syntesen har teorin kategoriserats mellan två huvud- och tio underrubrikerna; framgångsfaktorer och fallgropar. I framgångsfaktorerna presenteras underrubrikerna; Chefens stöd, Klarhet kring certifikation, Mobilisering av kunskap och anställda, Anpassa standarden till organisationen samt Integrera organisationens mål i ledningssystemet. I fallgroparna presenteras underrubrikerna; Överdriven dokumentation, Brist på uppföljning i systemets kontinuitet, Brist på resurser, Fokus på kommersiell certifiering och Externalisering av implementeringsprocessen.
Resultatet från undersökningen finner stöd hos tidigare studier kring faktorer för upprätthållandet av ett miljöledningssystem. Studien tar även fram praktiska moment inom dessa faktorer som används av de två miljöcertifierade enheterna. Förhoppningsvis ska andra organisationer i liknande kontext kunna ta inspiration för metoder och tillvägagångssätt för det egna upprätthållandet av ett miljöledningssystem.

Environmental issues have grown in importance in the last decades. This has resulted in an increase of environmental management systems (EMS) in organizations to increase the efficiency of their environmental work. Since 2009 a new government regulation forced Swedish governmental agencies with a noticeable environmental impact to adopt an EMS. The Swedish University of Agricultural Sciences is one of these agencies and has, since 2009, been working to certify the whole organization. In 2016, 10 of the 13 independent units are certified but during 2016 the remaining three will be certified as well.
An EMS helps an organization structure its environmental efforts. However, an EMS-certificate is not a onetime deal but rather the start of a bigger organization-wide environmental work. To preserve the efficiency in an EMS and to keep working constantly with improvement an organization needs to keep taking actions. To this day, a lot of the research on the field is focused on the implementation of an EMS certification and only a minor part of that bring up the actions needed to sustain the certificate.
The aim of this study is to describe the results of factors that, according to earlier research, can be seen as conditions to sustain an environmental certificate. Information and empirical data is gathered through a comparative case-study of two different EMS-certified units at SLU. Interviews were conducted as semi-structured dialogues with individuals on key positions within two units of the environmental management system.
The theory is at large based on Olivier Boirals study of success factors and challenges. The literature review conducted is then paired with the different factors to create a more solid theoretical framework. In the synthesis the theory is categorized between two headlines; success factors and challenges, and ten factors. In the headline success factors the subtitles presented are showing managerial conviction and support, clearly explaining the reason for certification, mobilizing employees and knowledge, adapting the standard to the organization and integrating the organizations fundamental goals. Under the headline fall pits the following factors are presented; inappropriate or excessive documentation, lack of follow-up and system continuity, search for commercial certification, insufficient resources and externalization of the implementation process.
The study supports a lot of the previous research about success factors and challenges in sustaining an environmental management system but also manages to identify specific practices connected to the various factors.