Epsilon Archive for Student Projects

Abstract

Miljöfrågan blir allt mer aktuell och krav på företaget kommer idag i allt högre grad från marknaden än från statliga regleringar. När organisationens intressenter prioriterar miljöprestanda ökar behovet av att kommunicera ut verksamhetens miljöarbete. Strategier för hur företaget vill förknippas med miljö ökar i betydelse och dokument som miljöpolicyer måste vara väl kommunicerade. I stora organisationer växer behovet av samordning, detta leder till att informationsförmedling blir mer komplex då den ska nå fler individer. Utan fungerande intern miljökommunikation blir det svårare att förmedla betydelsen av miljöfrågor såväl inom organisationen, som till externa intressenterna. Arbetet syftar till att identifiera faktorer som akademisk litteratur och industriellt yrkesverksamma tycker påverkar intern miljökommunikation. De yrkesverksamma i företaget trycker på liknande faktorer som teorin.
Den interna miljökommunikationen blir speciellt viktig för fallföretaget Ragn-Sells som är ett av Sveriges ledande återvinningsföretag. De är starkt förknippade med miljöviktiga tjänster och förväntas därmed ha en stark miljöprofil. Den önskade miljöprofilen uppnås genom att strategidokument som miljöpolicyn är väl kommunicerade och är en del av kulturen. För att påverka kulturen måste individen ta till sig meddelandet på ett tillfredställande sätt. Meddelandet måste vara lättillgängligt och betraktas som relevant. Vad den anställde anser vara betydelsefull information influeras av kulturen. Information bör även spridas genom kommunikationskanaler som kan förmedla en rik informationsgrad så risken minskar för att meddelandets budskap misstolkas. Rik informationsgrad uppnås genom att anpassa meddelandet till läsaren. Klimatet bör även vara öppet och tryggt så att återkoppling uppmuntras. Verbala och icke-verbala signaler bör kunna skickas genom kommunikationskanalen som används för att sprida miljöinformation. Empirin påvisar att icke-verbal kommunikation är av stor betydelse. Ett företags riktlinjer behöver förstärkas med kommunicerade handlingar och meddelanden i samma riktning som dess verksamhetsmål.

Environmental issues are becoming increasingly topical and requirements on the organization come more from the market than from governmental regulations. When the stakeholders prioritize environmental performance, the need for communicating the businesses environmental work becomes more relevant. Strategies for how the organization wants to be perceived with regards to environmental activities increase in importance and documents such as the environmental policy have to be well communicated. Communicational complexity is in part devided by factors such as number of employees, needs for cooridation, control and industry related risks. Without an effective internal environmental communication strategy, it becomes difficult to communicate the meaning of environmental issues inside the business, as well as to external stakeholders. This study aims to identify key factors that both academic literature and employees think affect internal environmental communication. Both groups identify similar factors. The internal environmental communication is especially important for the case company Ragn-Sells, which is one of Sweden’s leading recycling organizations. The company is strongly associated with environmentally critical services, and is therefore expected to have a carefully considered environmental profile. The optimum environmental profile is attained through well-communicated strategy documents such as the environmental policy, which in turn is ingrained into company culture. In order to understand the culture, the individual needs to embrace the message in the most satisfying way. The message has to be accessible and be considered relevant. What the employee considers valuable information is influenced by the culture. Information should also be spread through communication channels that can transmit a high level of information with clarity, thus reducing the risk of misinterpretation. By adapting the message to the reader, a high level of information can be transmitted and absorbed with minimal effort from both parties. The climate within the organization should be open and comfortable in order to encourage feedback. The channels of communication should also be able to deliver both verbal and non-verbal signals. The empirical study shows that non-verbal communication is of importance. The company’s guidelines need to be strengthened with communicated actions and messages in the direction of its target profile.