Epsilon Archive for Student Projects

Abstract

Authorities, municipalities and county councils have great opportunities to pave the way to a sustainable society. In the public sector, the tax revenue is used and therefore it is important that both employees and societal stakeholders feel that they participate in the sector's decisions and fields of application. Municipalities and county councils are primarily service organisations. The employees' commitment is necessary to be able to reach set goals, to develop procedures and policies that support the overall political goals, in other words, to be successful in the environmental work. There are a lot of areas in the public sector that have a high priority, like educational systems and healthcare. The combination of environmental work and the priority of the core activities are not easy, but both areas must be a part of the work for public sector.

The purpose of the thesis is to help the management in an organisation within the public sector to motivate their employees to work toward a jointly environmental goal. The study is a comparative case study, in which two county councils serve as the empirical base. The primary focus is the procurement process, how they manage purchases of ecological food-stuffs. The theories in the study frame the phenomena in terms of organisational change in order to understand how the change is managed, what motives the change is driven by and how communication is used to understand the dilemma.

The study has the starting-point in the county council of Jämtland who is trying to achieve the governmental goal of 25 % ecological foodstuffs in public sector by year 2010. The study shows that an economic compensation has an important role when it comes to motivation in the county council of Uppsala. Working towards a joint goal which is perceived as possible to achieve has lead to impressive results and an expressed joy by staff "…it is fun to work with ecological food-stuffs". Positive comments expressed by staff in the county council of Uppsala has got is also working as a positive motivational factor. The general perception is that if the county council of Uppsala would not have used a financial incentive structure that rewarded environmental policies to be put in action, they would not have reached this far in such a short period of time. The economical compensation has served as insurance for the head chef. Since the economical compensation has been significant for the county council of Uppsala to reach 25 % in such a short time period. This experience would be possible to transfer to the county council of Jämtland – the need for a financial reward system that serves as an important part of incentives for promoting a changed behaviour.

The communication in the county councils is mainly executed through intranet and internal papers. A forum can be created to stimulate discussion about the county council's goals. It is important to discuss about the goals and to educate the employees. It is also important to work towards a jointly goal and that everybody involved has a clear picture of what is happening within the county council. Recurrent in the theories are the importance of giving feedback.

The analysis of the county council of Jämtland shows that their efforts to reach environmental goals is not tied to the goals themselves but rather to the process of conducting business in a responsible manor. Their efforts reflect ambitions to construct an incentive structure in which each and every individual participates actively in their daily activities.

Myndigheter, kommuner och landsting har stor möjlighet att agera som samhällsföreträdare
och därmed visa vägen för ett hållbart samhälle. I och med att det är skattepengar som
används i offentlig sektor är det av stor vikt att både anställda och användare känner sig
delaktiga i sektorns beslut och användningsområden. Kommuner och landsting är
tjänsteproducerande organisationer. För att få personalen inom dessa organisationer att arbeta
mot uppsatta mål och lyckas med ett omfattande miljöarbete behövs personalens engagemang.
Den offentliga sektorn har många områden som har hög prioritet såsom sjukvård och skola.
Att kombinera ett miljöarbete och samtidigt ha kvar prioriteten på kärnverksamheten är inte
helt lätt.
Syftet med examensarbetet är att hjälpa ledningen i en organisation inom den offentliga
sektorn att motivera sina anställda till att arbeta mot ett gemensamt miljömål. Det görs en
jämförelse mellan två landsting för att kunna dra slutsatser av hur de ekologiska inköpen sker
i de båda landstingen. Att ändra en upphandlings- och inköpsprocess i en organisation kräver
många delar för att lyckas och att få med sig personalen. Genom att använda teorier som
försöker täcka in ett lyckat förändringsbeteende tillsammans med motivation och
kommunikation läggs den teoretiska grunden för att förstå problematiken.
Studien har sin utgångspunkt i Jämtlands läns landsting som arbetar för att nå regeringens mål
om 25 % ekologiska livsmedel i den offentliga sektorn till år 2010. Efter litteraturstudier och
intervjuer med Jämtlands läns landsting och landstinget i Uppsala län har vi kommit fram till
att den ekonomiska ersättningen har spelat en betydande roll när det gäller motivationen i
landstinget i Uppsala län. Det tillsammans med att gemensamt jobba mot ett mål som de snart
har nått, har gjort att de tycker att det är kul att arbeta med ekologiska livsmedel. De har också
blivit peppade av att höra positiva kommentarer om att de ligger bra till. Om landstinget i
Uppsala län inte haft den ekonomiska ersättningen hade de inte kommit lika långt på så kort
tid. Den har också skapat en säkerhet för kökschefen. I och med att den ekonomiska
ersättningen har haft stor betydelse för landstinget i Uppsala län att nå upp till
25 % på så kort tid kan slutsatsen dras att det är av vikt också för Jämtlands läns landsting för
att klara måluppfyllelsen till år 2010.
Den kommunikation som landstingen har sker till stor del genom intranätet och interna
tidningar. Där kan ett forum skapas som diskuterar kring landstingets mål. Att en diskussion
förs och någon slags utbildning där personalen informeras är betydelsefullt. Det är viktigt att
alla strävar mot samma mål och att de inblandade har en klar bild av vad som sker inom
landstinget. Återkommande i teorin är att det är av vikt att ge feedback. Det kan ske med
sammanställande statistik över hur landstinget ligger till när det gäller målen med ekologiska
livsmedel.
Efter analys av empirin ses en tydlig bild av Jämtlands läns landsting som ett landsting som
vill nå målet för att det är bra och inte bara för målets skull. Jämtlands läns landsting vill ha
ett helhetstänk och att alla ska vara med på en förändring innan beslutet tas. Detta har inte varit av lika stor vikt för landstinget i Uppsala län som ser måluppfyllelsen som viktigare.