Epsilon Archive for Student Projects

Abstract

Denna studie syftar till att beskriva chefers syn på administration inom stadsbyggnadsförvaltning och att identifiera förbättringsmöjligheter inom administrativt arbete. Studien bygger på fem individuella, kvalitativa intervjuer och en workshop. I studien deltar fyra enhetschefer och en avdelningschef från en stadsbyggnadsförvaltning i Sverige. Till detta tillkommer en litteraturdel som baseras på bilden av chefsarbete, chefsrollen i offentlig sektor och två förbättringsstrategier Lean och Sex Sigma. I workshopen används Sex Sigma´s fiskbensdiagram som verktyg.
Informanternas syn på administration är framförallt att den anses som nödvändig. Samtliga upplever att administration upptar en rimlig andel av deras arbetsuppgifter. Den totala arbetsbördan kan periodvis bli omfattande. I och med att administration ingår i alla arbetsuppgifter växer de administrativa uppgifterna i takt med att de övergripande uppgifterna blir fler. IT-systemen för administration är inte alltid användarvänliga och upplevs som omständiga samt krångliga. Inom personaladministration existerar det många parallella system vilket är tidskrävande och tar energi. Allt detta medför att informanterna i studien behöver hjälp av HR-avdelningen. HR-stödet fungerar mycket bra. Chefernas beroende av HR-supporten för att kunna hantera de många, krångliga och parallella systemen skapar dock omständiga administrativa processer med lång genomloppstid och därmed en sårbar situation. Det finns därför anledning att se över de processer där administration ingår och därefter bygga upp behovsanpassade samt användarvänliga IT-system. Chefers beroende av HR-supporten inom stadsbyggnadsförvaltning bör även analyseras för att bibehålla en robust organisation.

This study aims to describe managers´ views on administration in urban management and to identify improvement abilities within administrative work. The study is based on five individual, qualitative interviews and one workshop. Four unit managers and one department manager from one urban management in Sweden participate in the study. Furthermore a literature study is added which is based on the image of manager work, the management role in the public sector and two improvement strategies Lean and Six Sigma. The fishbone diagram from Six Sigma is used as a tool.
The informants´ views on administration are above all considered as necessary. All experience that administration occupies a reasonable proportion of their duties. The total workload may periodically be extensive. The administrative tasks are growing in line with the overall data becomes more since the administration are included in all tasks. IT systems for administration are not always user friendly and are perceived as tedious and complicated. All this implies that the informants in the study need help from the HR department. The HR support works very well. However, managers dependent on HR support to cope with the numerous, complex and parallel systems create tedious administrative processes with long lead times and thus a vulnerable situation. Therefore there is reason to review processes where administration are included and then build need-based and user friendly IT systems. Managers´ dependent on HR support in urban management should also be analysed to maintain a robust organisation.