Epsilon Archive for Student Projects

Abstract

För att säkerställa svenska statliga myndigheters bidrag till en långsiktigt hållbar samhällsutveckling har regeringen infört ett lagkrav på att myndigheterna ska införa certifierade miljöledningssystem (MLS) som systematiska verktyg för miljöarbetet. Sveriges lantbruksuniversitet (SLU) är en av dessa myndigheter och år 2009 beslutades att hela universitetet skulle certifieras enligt ISO 14001. Slutdatumet för färdig implementering var ursprungligen år 2011, men detta har successivt skjutits upp och är nu satt till slutet på år 2013. Implementeringen har skett enhetsvis och i dagsläget återstår flera enheter vilket gör att slutdatumet troligen inte kommer att hållas.

Eftersom implementeringsmålet inte uppnås enligt tidsplan är det troligt att hindrande faktorer för arbetet existerar, vilket är vanligt förekommande vid MLS-implementeringar. Syftet med denna uppsats är därför att analysera framgångsfaktorer för att uppnå miljöcertifiering vid en statlig myndighet i en akademisk kontext, för att se hur hindren kan överkommas. Utifrån en litteraturgenomgång redogörs för vilka framgångsfaktorer som tidigare forskning indikerar är relevanta vid MLS-implementering. Dessa faktorer analyseras sedan i en fallstudie av SLU. Semistrukturerade intervjuer genomförs med personer som har insyn i miljöarbetet och som har arbetat med implementeringar på SLU. Målet är att dra lärdom av redan genomförda implementeringar och ge förslag på hur framgångsfaktorerna kan underlätta det fortsatta arbetet.

De framgångsfaktorer som identifieras i litteraturgenomgången kategoriseras enligt följande teman; ”Resurser, roller, ansvar och befogenheter”, ”Kompetens, utbildning och medvetenhet”, ”Kommunikation” och ”Organisationsspecifika förutsättningar”. I studien framkommer det bland annat att ett mer aktivt stöd från SLUs högsta ledning önskas av medarbetare. Detta skulle kunna leda till mer tillgängliga resurser för MLS-arbetet och att stödet ökar även längre ned i organisationen. Det verkar också som att befogenheten hos akademiska ledare kan skilja sig något från den hos företagsledare, vilket kan leda till vissa befogenhetsproblem. Förslag på sätt att minska befogenhetsproblem hos nyckelpersoner i implementeringsprocessen ges. Kompetens, utbildning och medvetenhet är viktigt på SLU och är inget som kan tas för givet trots stor intern miljökunskap. Mer grundläggande utbildning i vad ett MLS är, på alla nivåer i organisationen, önskas av många och skulle kunna ge flera positiva effekter. Kommunikationen uppfattas generellt sett inte utgöra ett stort problem idag, däremot upplever inte medarbetarna att SLUs högsta ledning kommunicerar kring MLS-arbetet. En ökad kommunikation mellan ledningsnivå och medarbetare kan tydligare signalera ledningens stöd i frågan och leda till ökad medvetenhet hos medarbetare i organisationen. Att redan nu förbereda effektiva kommunikationssätt inför ett universitetsövergripande certifikat kan också vara viktigt, eftersom kommunikationsvägarna då blir längre. Det finns flera organisationsspecifika förutsättningar att ta i beaktning på SLU. Även inom SLU kan förutsättningarna i viss mån variera mellan enheter, vilket bör beaktas i implementeringsprocessen. Den akademiska miljöns frihet verkar till viss del krocka med det strukturerade arbetssätt som ett MLS innebär, vilket kan leda till förändringsmotstånd. Att tydliggöra fördelarna som ett MLS kan bidra med är därför viktigt. Sättet som implementeringen har skett på, det vill säga underifrån och enhetsvis, uppfattas som ineffektivt av många och mer central koordinering önskas. För att göra arbetet mer effektivt nämns ökad central koordinering som en lösning. SLUs geografiska utspriddhet kan också vara en försvårande faktor i implementeringsarbetet och är viktig att ha i åtanke.

Denna studie stödjer vad flera tidigare studier har kommit fram till gällande framgångsfaktorer. De teman som används som analysverktyg är relevanta i SLUs kontext och ger upphov till flera förslag för det fortsatta arbetet. Resultaten är troligen generaliserbara till andra statliga myndigheter i en akademisk kontext, däremot är den stora interna miljöexpertisen är något som särskiljer SLU i sammanhanget.

The Swedish government has legislated that governmental authorities have to be certified in accordance with an environmental management systems (EMS). This is motivated by the role of authorities to contribute to a sustainable community development. The EMS is a systematic tool for environmental work. The Swedish University of Agricultural Sciences (SLU) is subject to this legal requirement and in 2009 the university decided to work towards being certified according to ISO 14001. The deadline for a completed certification was originally in 2011 but has gradually been postponed and is now set to the end of year 2013. The implementation has proceeded progressively and there are still several units remaining, which indicates that the deadline in 2013 is not likely to be met.

Since the deadline for implementation hasn’t been met disincentives are likely to exist, which is common in EMS-implementation work. Therefore, the purpose of this paper is to analyze success factors for achieving environmental certification in governmental authorities in an academic context, in order to see how the barriers can be overcome. Based on a literature review, success factors relevant in EMS-implementation are outlined. These factors are then applied in a case study of SLU. Semi-structured interviews are conducted with individuals who have insight into the environmental work and who have worked with implementations at SLU. The objective is to learn from experiences of completed implementations in order to facilitate the continued certification process.

The success factors identified in the literature review are categorized according to four themes. These are; “Resources, roles, responsibility and authority”, “Competence, training and awareness”, “Communication” and “Organization-specific conditions”. The study shows that more active support from SLU’s top management is wanted by employees. This could lead to more resources allocates for the EMS-work along with increased managerial support throughout the organization. It also appears that the authority of academic leaders may differ from that of business leaders, which can lead to some authority problems. Suggestions in order to mitigate these problems are presented. Competence, training and awareness are important factors at SLU and isn’t something that can be taken for granted despite the large internal environmental knowledge. More basic training in what an EMS is, at all levels of the organization, is requested by many and could provide several positive effects. Communication is not perceived as a problem to date, although the employees do not perceive that SLU’s top management communicates regarding the EMS-work. Increased communication from top management may signal their support and increase the awareness among employees. It may also be important to prepare means of communication for a university-wide certificate since the communication channels are then likely to expand. There are several organization-specific conditions to take into consideration at SLU. The freedom of the academic environment seems to clash with the structured approach of an EMS which can lead to resistance to change. Therefore it is important to clarify the advantages that an EMS can offer. The manner in which the implementation has taken place, namely bottom-up and unit per unit, is perceived as ineffective by many and more central coordination is wished for. A more centralized coordination is also suggested as a solution to streamline the EMS-work. The geographically dispersed nature of SLU is also an issue in the EMS-work that needs to be taken into account.

This study supports what many previous studies have concluded regarding success factors in EMS-work. The themes used as analytical tools are relevant in SLU’s context and give rise to several suggestions for future work. The results are likely generalizable to other governmental authorities in an academic context, although the internal environmental expertise is something that is organization-specific to SLU.