Epsilon Archive for Student Projects

Abstract

More than 90 % of all business activity in the world market consists of small and midsized companies today. Recent studies have shown that there has been an increase in small companies’ certification to ISO's management standards. Smaller organizations tend to have more limited amounts of resources at their disposal than larger ones. This can result in difficulties during the implementation process of ISO 9001. It is therefore of great significance that the implementation is carried out in an efficient manner.

ISO 9000 is one of the most frequently used management systems in the world today. It is essential that the organization is actively and consistently managed to maintain a successful management system. The quality standard is based on eight quality management principles. These principles can be used by managers as a reference; to guide their organization towards improved performance. The fact that ISO’s quality management principles are general and do not provide any specific requirements is recognized as a reoccurring problem.

The aim of this study is to identify the most critical success factors that may be of importance to senior management during the implementation of ISO 9001. The study also examines similarities between these critical success factors and the eight quality management principles. The study is focused on small- to middle-sized firms.

This study establishes which success factors are most important during the implementation of ISO 9001. The findings in this study indicate top management commitment, continual improvements, employees’ commitment, communication, a culture of quality, training and the understanding of the ISO 9000 standards’ as reoccurring success factors irrespective of the size of the organization.

The study also presents success factors that can be categorized as specific for smaller companies: standardization of all processes, choice of certification body, formalised system for monitoring complaints, internal and external customer focus, positive attitude towards ISO 9000 among employees, focus on error prevention and being able to present ISO 9000 in an easy manner to the employees. After a comparison between these critical success factors and the eight management principles, it is concluded that one factor is different from the management principles. No similarities can be found between this factor and any of the eight management principles; choice of certification body. The remaining factors can be interpreted as a variant of some of the eight leadership principles.

Små och medelstora företag utgör 90 % av all företagsverksamhet på världsmarknaden. Antalet mindre företag som certifierar sig enligt ISO 9001 har ökat de senaste åren. Mindre företag har sällan samma resursbas som stora företag. Detta kan medföra vissa svårigheter vid implementeringen av ISO 9001. Därför är det av vikt att genomförandet av kvalitetsledningssystemet sker på ett effektivt sätt.

ISO 9000 är ett av de mest välkända kvalitetsledningssystemen idag. För ett framgångsrikt kvalitetsarbete, är det viktigt att organisationer styrs på ett aktivt och tydligt sätt. ISO 9000-serien utgår från åtta ledningsprinciper. Dessa kan användas av högsta ledningen för att driva organisationen mot förbättrade prestationer. Problematiken med dessa ledningsprinciper är deras generella formulering och att de inte utgör några direkta krav som måste uppfyllas.

Syftet med detta examensarbete är att identifiera de mest kritiska framgångsfaktorerna som ledningen bör uppmärksamma vid ett genomförande av ISO 9001. Det undersöks också hur väl dessa överensstämmer med de åtta ledningsprinciperna. Uppsatsen är avgränsad till små och medelstora företag.

Denna uppsats fastställer vilka framgångsfaktorer som är viktigast vid en implementering av ISO 9001. Ledningens engagemang, ständiga förbättringar, de anställdas delaktighet, kommunikation, kvalitetskultur, utbildning och förståelse om ISO 9000 är faktorer som förekommer i stor utsträckning oberoende av företagets storlek.

Studien påvisar att det även finns faktorer som är särskilt utmärkande för mindre företag: standardisering av alla processer, val av certifieringsorgan, formellt system för kartläggning av klagomål, Intern och extern kundfokus, positiv attityd till ISO 9000 hos de anställda, ett fokus på förebyggande av fel och att ISO 9000 ska kunna presenteras till de anställda på ett lätt sätt. Efter en jämförelse av dessa kritiska framgångsfaktorer och de åtta ledningsprinciperna, hittades en faktor som skiljer sig helt från ledningsprinciperna. Likheter hos denna faktor går inte att hitta bland någon av de åtta ledningsprinciperna: val av certifieringsorgan. Resterande faktorer kan tolkas som en variant av någon av de åtta ledningsprinciperna.