Epsilon Archive for Student Projects

Abstract

Kommunikation är en process som sker i alla organisationer och som kan utformas både i tal och skrift. Den interna kommunikationen syftar till att förse medarbetare med den information och förståelse som behövs för att de ska kunna arbeta mot organisationens mål på ett effektivt sätt, och den kan även spela en central roll i att stärka medarbetarmotivationen.

Denna studie har för avsikt att studera hur den interna kommunikationen påverkar medarbetarmotivationen i en planerad förändringsprocess. I studien används bland annat Herzbergs tvåfaktorteori för att förstå individuella motivationsfaktorer, möjliggörande och begränsande byråkrati för att analysera hur en möjliggörande byråkrati kan påverka motivation, samt Kotters förändringsmodell för att belysa den interna kommunikationens roll i ett förändringsarbete. Dessa teorier kombineras för att skapa ett ramverk som kopplar samman motivation, intern kommunikation och förändringsprocesser. Vi har genomfört en fallstudie av ICA Maxi Häggvik där vi har intervjuat både en chef och medarbetare i syfte att förstå hur den interna kommunikationen har påverkat medarbetarmotivationen i deras matsvinnsprojekt Zero food waste.

Slutsatserna visar att intern kommunikation har en avgörande betydelse för medarbetarmotivationen och därmed för en lyckad förändringsprocess. Fyra centrala faktorer identifierades: delaktighet och ansvar, tydlig och visuell kommunikation, återkoppling och belöningar, samt gemenskapsbyggande kommunikation. Kommunikationen som sker direkt på arbetsplatsen visade sig vara särskilt effektiv. Studien visar att när kommunikationen anpassas efter medarbetarnas motivationsfaktorer ökar chanserna för ett framgångsrikt genomförande av en förändring.

Communication is a process that occurs in all organizations and can be expressed both orally and in writing. Internal communication aims to provide employees with the information and understanding they need to work effectively towards the organization’s goals, and it can also play a central role in strengthening employee motivation.
This study aims to investigate how internal communication affects employee motivation during a planned change process. The research draws on Herzberg’s two-factor theory to understand individual motivational factors, enabling and coercive bureaucracy to analyze how enabling bureaucracy can impact motivation, and Kotter’s change model to highlight the role of internal communication in a change process. These theories are integrated to create a framework that connects motivation, internal communication, and change processes. We conducted a case study of ICA Maxi Häggvik, where we interviewed both a manager and employees to understand how internal communication has affected employee motivation within their food waste project, Zero Food Waste.
The conclusions show that internal communication is crucial for employee motivation and thus for a successful change process. Four key factors were identified: participation and responsibility, clear and visual communication, feedback and rewards, and community-building communication. Communication that takes place directly in the workplace was found to be particularly effective. The study shows that when communication is tailored to employees' motivational factors, the chances of successfully implementing change increase.