Epsilon Archive for Student Projects

Abstract

Organisationskulturen är en stabiliserande struktur i ett företag. Denna är till viss del omedveten och fungerar integrerande och mönsterbildande för medlemmarna i gruppen så att osäkerhet och friktion minskas i organisationen. Ett motiv för att studera beslutsprocessen i en organisation är att det då framträder kulturella mönster, som kan ge förståelse för hur kulturen påverkar beslut. Hur gruppen hanterar svårigheter, t ex sammanslagningar och nedläggningar, påverkar direkt gruppens normer och den framväxande kulturen.

Syftet med projektet är att utröna hur organisationskulturen påverkar ledningen vid strategiska beslut samt hur förutsättningarna för vidareutvecklingen av beslutsfattandet kan se ut. För att uppnå syftet intervjuas personer i ledande befattningar i den svenska mejeriföreningen Milko och det finska familjeägda mejeriföretaget Ingman Foods Oy Ab. Företagen agerar som nummer två på respektive marknad efter marknadsledarna Arla Foods respektive Valio. Ingman och Milko inledde hösten 2001 ett samarbete för att nå en större marknad och kunna bedriva en gemensam produktutveckling.

Betydelsen av att ha en företagskultur, som främjar förändringsprocesser i organisationen, är särskilt stor när marknadens krav ökar. En anpassningsbar kultur är nödvändig för att fusioner och samarbeten av olika slag ska fungera och för att företaget ständigt ska utvecklas. En ansats att medvetandegöra samspelet mellan kulturen och beslutsprocessen ger företagen större möjlighet att reflektera över om de utvecklas i ändamålsenlig riktning. Att medvetandegöra detta samspel är en utmaning, eftersom kulturen till sin natur är omedveten och därmed svår att uttyda.

För att på ett systematiskt sätt kunna analysera kulturens inverkan på beslutsfattandet har "funnelmodellen" använts. Med modellens hjälp utvärderas kulturens nivåer med avseende på grad av synlighet för observatören samt kulturens två funktioner. Den externa funktionen förklarar kulturens överlevnad i och anpassning till omgivningen, medan den interna funktionen är samspelet mellan personer, grupper och avdelningar i organisationen.

De båda undersökta företagen har reagerat på omvärldsförändringar med ett ökat antal samarbeten, som numera sker på nya sätt. Även om företagen är jämförbara storleksmässigt, kan en påtaglig skillnad observeras i hur de fattar beslut. Denna skillnad är till viss del betingad av den nationella kulturens särdrag, men också av associationsformen och företagets historiska bakgrund.

Den nyligen genomförda fusionen i Milko har bidragit till en öppen inställning till förändring, som kan vara betydelsefull för ledningen att upprätthålla inför framtiden. Genom att ha förändring som normalläge blir organisationen ständigt redo till förnyelse. Detta kan påverka beslutsprocessen positivt och underlätta implementeringen av beslut. Då VD tidigt favoriserar ett beslut, som i hög grad styr utgången, blir beslutsprocessen snabbare. Samtidigt skapas oro hos beslutsfattarna, eftersom sättet inte är förenligt med den demokratiska kulturen i ett kooperativt företag.

Ingman har en snabb beslutsprocess, vars karaktär inte störs av förändringar i omvärlden. En snabb anpassning till förändringar finns inbyggd i beslutsprocessen. Denna snabbhet har sin grund i att ledningsgruppens medlemmar agerar självständigt och har stor tillit till varandra. För att ytterligare effektivisera Ingmans beslutsfattande och undvika missförstånd efterlyses ett mer strukturerat informationsutbyte .

The culture within a group brings a stabilizing structure. To some extent this structure is unconscious
and functions as integrating and exemplary for the members of an organisation. It will reduce
uncertainty friction in the organisation. A motive for studying the decision process of an organisation
is that cultural patterns then appears, that can bring an understanding to how culture influence
decisions. How the group handles difficulties, e g mergers and closing-down plants, will directly affect
the group’s norms and the growing culture.
The purpose of this project is to find out how the corporate culture influences the management when
making strategic decisions, and how the prerequisites of treating decision making at greater length
looks like. In order to reach this purpose, people in leading positions from the two dairy companies
Milko and Ingman are interviewed. Ingman is a Finnish family owned business and acts as number
two on the market for dairy products, after the leading co-operative Valio. Milko is a Swedish dairy
co-operative of the same size as Ingman, which also acts as number two after the dairy co-operative
Arla Foods. In the autumn of 2001 Ingman and Milko started a co-operation. As both companies have
limited business operations, this co-operation will enable them to reach larger markets and to conduct
joint R&D.
The importance of having a corporate culture that promotes change processes is vital, as market
demands grow. A culture’s ability to adapt is crucial for getting any sort of merger and alliance to
function, and for the company’s prospects to continuous development. By trying to make the interplay
between the culture and decision process visible, the companies are given greater opportunities to
reflect on weather it is developing in the right direction. It is a challenge to increase the consciousness
of this interplay, while the culture by nature is unconscious and thereby hard to interpret.
For a systematic analysis of the culture’s influence on decision-making, the “funnel model” has been
used. With this model, the levels of culture regarding the degree of visibility for the observer, as well
as the two functions of the culture, are evaluated. The external function explains the culture’s survival
in and adaptation to its surroundings, while the internal function is the interplay between persons, groups and organisational departments.
Both companies studied have reacted to changes in the business environment with a larger amount of
alliances, nowadays occurring in new, innovative ways. Even though the companies are comparable to
size, a substantial difference can be observed in their way of making decisions. The difference is
conditioned by the national culture’s distinctive features, but also by business approach and the
company’s historical background.
The recent merger in Milko has promoted an open attitude towards change, which can be important for
the management to maintain in the future. By having change as a standard, the organisation will
always be ready for renewal. This may influence the decision process positively and facilitate the
implementation of a decision. When the managing director has chosen a favourite solution that will
affect the outcome, the decision process will be faster. At the same time an anxiety among the decision
makers is created, since this way of doing things is inconsistent with the democratic culture within a
co-operative organisation.
The decision process of Ingman, is left relatively unaffected by changes in the world around, since
there is a quick adaptation to changes built into the character of the process. This rapidity stems from
the fact that the members of the management act independently with a large confidence in each other.
In order to make Ingman’s decision making even more effective, a further structured information
exchange that will reduce the misunderstandings is asked for.